科技查新是对课题的新颖性进行查证,因此保密安全工作非常重要。根据课题的保密性质,查新保密分三类:用户委托的课题本身为国家机密;用户的委托课题中含尚未公开发表的成果或专利;用户无保密要求。鉴于查新工作的特殊性,本查新站承诺为所有委托用户的课题保密,且保护受理的查新课题资料、查新报告、检索过程中生成的各种文件的完整性,防止失窃与丢失。具体为:
1.除讨论检索式的制定和查新结果分析外,查新员之间不在查新工作以外议论查新课题。
2.除必须请教查新咨询专家外,不与馆内外任何人议论查新课题。
3.对于第一种性质的查新委托,在查新结束,用户取查新报告时向用户归还纸质课题资料,在委托用户面前删除电脑中所有电子版课题资料,并请用户在查新合同上签字。
4.对于第二、三类性质的查新委托,查新员可以向用户讲解我馆保密工作的要求,让用户放心,归还纸质课题资料,保留电子版课题资料,并将电子版课题资料存入查新管理系统。
5.查新员的电脑全部安装正版防火墙和杀毒软件,每天查杀病毒,防止黑客入侵,遇到电脑中毒及时向技术人员反映,并及时处理。
6.查新文件不放在系统盘,定期对查新文档进行备份。查新结束后全部资料及时归档,并及时上传查新报告及相关文件到查新管理系统。
7.查新管理系统由技术部设专人负责服务器的安全和保密工作。
8.纸质档案由查新站设专人保管。
9.查新员应经常学习《科学技术保密规定》、《中华人民共和国保守国家秘密法》,提高自已的法律意识、保密意识。
10.对不遵守查新保密制度的查新员予以批评,情节较严重的,取消其查新工作资格。
华中农业大学农业部科技查新站
2004.5制定
2007.4修订